Projektmanagement für Unternehmen

Die Leistunsgziele sind eindeutig zu formulieren und der Start- und Endtermin ist festzulegen. Gegebenenfalls sind wesentliche Meilensteine zu unterstreichen. Zu den Personalressourcen gehört der Personalbedarf sowie das Personal in Vollzeit und Teilzeit und die entsprechende Verfügbarkeit der Mitarbeiter darzulegen. Dazu ist festzulegen, ob Mitarbeiten im Projekt zu festen Arbeitszeitanteilen erfolgen sollen.

Zum Projektziel gehört die Festlegung der infrastrukturellen Voraussetzungen wie Räumlichkeiten, EDV usw. Leistung, Zeit und Ressourcen stehen in konkurrierenden Beziehungen zueinander. Erhöhen sich die Anforderungen an die Zielgröße Leistung im Projekt, so führt das zwangsläufig zu höhere Kosten und zu einem späteren Endtermin der Fertigstellung.

Bei der Definition von Projektzielen oder einer Ziel-Anpassung müssen alle 3 Projektzielgrößen im Zusammenhang betrachtet werden. Bei der Zieldefinition ist zu beachten, dass genug Handlungs-Spielraum bleibt, um alle Ziele zu erreichen. Es gilt die Beachtung strategischer Vorgaben, das heiß, die Projektziele dürfen der Strategie nicht widersprechen.

Die Zieldefinition muss messbar sein. Es muss zu Beginn festgelegt werden, nach welchen Kennzahlen oder Merkmalen die Erreichung der Ziele beurteilt werden sollen. Die Zieldefinition muss realisierbar sein. Unrealistische Ziele können nicht erreicht werden. Das kann auch zutreffen, wenn gewisse Entscheidungen außerhalb der Kompetenz der Projektverantwortlichen liegen.

Ebenso muss ein realistischer Projektabschlusstermin geplant sein. Die Zieldefinition muss vollständig sein. Alle wesentlichen Projektziele müssen bekannt und die Anzahl der Ziele überschaubar sein. Ferner muss die Zieldefinition widerspruchsfrei sein. Konkurrierende Ziele sind zu priorisieren. Projektziele sollen sich nicht widersprechen. Die Zieldefinition soll lösungsneutral sein. Zur Lösung der Projektziele sollen keine favorisierenden Lösungen zugelassen werden.

In verschiedenen Schritten kann ein Projektplan erstellt werden.

1. Den Stakeholdern das Projekt erklären, erste Akzeptanz gewinnen, Ziele definieren,
2. Ziele auflisten, Projekt skizzieren, OKRs ausrichten,
3. Pflichtenheft anlegen,
4. Projektzeitplan detailliert erstellen,
5. Rollen, Verantwortlichkeiten und Ressourcen definieren,
6. Kommunikations- und Kontroll-Prozess definieren,
7. Ausweichmöglichkeiten einplanen,
8. die Launch-Party, Projektstart.

Bei Punkt 1 ist abzustecken, ob das Projekt zu den Zielen des Unternehmens passt, wie die Erwartungen der Stakeholder sind, woran der Erfolg gemessen werden soll, welche Ressourcen zur Verfügung stehen und welche Ergebnisse vom Projekt erwartet werden.

Bei Punkt 2 geht es um die klare Aufzeichnung der Ziele, die mit den Stakeholder-Anforderungen zu verbinden sind. Im Pflichtenheft werden alle Projektelemente ausführlich beschrieben, die in Punkt 2 aufgelistet sind.

Im Punkt 4 wird das Projekt in einen Zeitplan integriert. Es wird eine interaktive Zeitleiste über den Stand der Projektabarbeitung aufgestellt bezüglich Aufgaben, Teilaufgaben und Meilensteine. Hier sind nach Möglichkeit Puffer einzuplanen, zum Beispiel bei Erkrankungen von Mitarbeitern. Ressourcen sind Personen, Arbeitsgeräte oder Geld für das Projekt. Es wird genau bestimmt, wer welchen Aufgabenbereich zu erfüllen hat und rechenschaftspflichtig ist. Die Arbeitsbelastungen müssen gut abgestimmt sein.

Im Punkt 6 werden beispielsweise Hauptursachen für Stress am Arbeitsplatz analysiert. Alle Projektteile sollten dafür in einem Collaborationstool untergebracht sein, wo Assets, Gespräche, Aufgaben, Fälligkeitstermine, Aktualisierungen, Berichte usw. aufgeführt sind und eingesehen werden können.

Im Punkt 7 ist auf mögliche Spielräume bei Projektänderungen oder Abweichungen zu verweisen. Eine klare Befehlskette und vordefinierte Schlüsselkontakte innerhalb eines Projektes sind hier nützlich.

Punkt 8 ist der Startschuss für den Beginn des Projektes, der in einem Meeting der Beteiligten mit einer klaren Agenda stattfindet.

Die Agenda beinhaltet alles, worauf man sich bei der Projekterarbeitung geeinigt hat.

Das sind noch mal zusammenfassend:

• Projektziele, wirtschaftlicher Wert,
• Assets,
• Verbindung zu Stakeholder-Anforderungen,
• Zeitleiste, Terminleiste,
• Rollen, Verantwortlichkeiten,
• Pflichtenheft, Kommunikationen,
• Risiken besprechen,
• vollen Einsatz des Teams einfordern.

Der Kommunikationsplan regelt die Kommunikation innerhalb eines Projekts oder einer Aufgabenstellung eines Unternehmens. Er ist die verbindliche Grundlage für einen strukturierten Informationsaustausch zwischen allen Beteiligten. Das Herzstück ist eine sogenannte Kommunikationsmatrix. Die Spalten sind der Kommunikationsfluss, die Zeilen die Kommunikationsinhalte. Zusätzliche Meta-Informationen mit aussagekräftigem Titel, dem Autor und dem Datum der letzten Bearbeitung dienen der Übersichtlichkeit und sind wünschenswert.

Der Kommunikationsinhalt enthält die Frage "Was" als Sachinformation:

• Projektstatus (Budget, Zeit, Ergebnisse, Planeinhaltung),
• Kundenzusammenarbeit (Feedback, Projekte, Rechnungsstellung),
• Sales Forecast (Neukontakte, geplante und potenziell Projekte),
• Rollen- und Poitionswechsel im Unternehmen (Aufstieg, Weggang, Tätigkeitswechsel),
• Unternehmensentwicklung (strategische Entscheidungen, geschlossene Partnerschaften, neue Beratungsthemen).

Der Kommunikationszweck beinhaltet die Frage "Weshalb":

• Erhebung von Anforderungen,
• Informationen über den Projektfortschritt,
• Weiterqualifizierungen,
• Setzung von Monats-, Quartals- oder Jahresziele,
• Präsentation der Projektergebnisse.

Der Kommunikationssender & - empfänger beinhaltet die Frage "Wer" an "Wen":

• als Projektleiter an Team,
• als Juniorberater an Seniorberater,
• als Freelance Consultant an eigene Kunden,
• als Teammitglied an andere Teammitglieder.

Der Kommunikationskanal & - zeit beinhaltet die Frage "Wie" und "Wann":

• wöchentliche Vertriebs-Telko,
• quartalsweise angesetzter Wissenstag,
• vierteljährlicher Kunden-Newsletter,
• zwei-wöchentliche Mitarbeitergespräche,
• monatlicher Stundenzettel,
• jährliche Partner-Neujahrskarte.

Es gibt viele derartige Kommunikationspläne, die je nach Bedarf anhand dieses Beispiels erstellt werden können. Es werden Kommunikationsziele identifiziert, Kommunikationspläne entwickelt und aktualisiert. Das verbessert die Zusammenarbeit, standardisiert die Interaktionen und hilft wesentlich, Zeit einzusparen.

Jeder kann sich auf seine Aufgaben konzentrieren und erhält zum festgelegten Zeitpunkt alle notwendigen Informationen über nächste Schritte oder notwendige Zusatzinformationen.

Ziel ist es, Risiken zu begrenzen und Projektziele zu erreichen. Das Projektmanagement untergliedert sich in 4 Phasen. Die Koordination, Planung und Steuerung aller Komponenten obliegt dem Projektmanagement. Alle Arbeitsschritte sind nachfolgende übersichtlich in einer Tabelle aufgeteilt.

Die Qualitätssicherung umfasst die Planung, Lenkung und Kontrolle, Verbesserung und Sicherung der Qualität der Ergebnisse. Die Voraussetzungen der Qualitätssicherung sind klare Qualitätsmerkmale und Richtlinien, die schriftlich zu vereinbaren sind.

Es sollen Messgrößen (SOLL-Größen) für die Qualität eines Projektes vorgegeben werden. Die Qualität orientiert sich am Bedarf einer angestrebten Qualität. Dazu sollen auch Kontrollmeilensteine (Projekt-Reviews) festgelegt werden, um die Qualität der Arbeit zu überprüfen. Es findet der Vergleich vom SOLL zum IST statt.

Die Teamkultur muss gewährleisten, auftretende Probleme sofort zu erkennen und zu berichtigen. Ein angstfreies Kommunikationsklima sorgt für einen guten Informationsaustausch. Ein sogenanntes Frühwarnsystem greift frühzeitig Probleme auf, um Verzögerungen zu vermeiden. Dazu dienen regelmäßige Gespräche mit den Mitarbeitern. Allen Mitarbeitern müssen die Prioritäten bekannt sein. Die Mitarbeiter haben den zeitlichen Rahmen im Visier zu behalten und Meldungen erstatten, falls Probleme auftauchen.

Qualitätssicherung im Projektmanagement heißt auch, Mitarbeiter und externe Faktoren im Griff zu haben. Dazu ist es erforderlich, Mitarbeiter zu kontrollieren. Positiv auf den Prjektfortschritt ist die Identifikation der Teammitglieder mit dem Projekt. Besonders auch in Krisenzeiten ist das Engagement, die Kreativität und das Improvisationstalent der Mitarbeiter gefragt.

Ausfallquoten sind zu analysieren und externe negative Einflüsse sind zu verhindern. Markteinflüsse oder neue Vorschriften erfordern mitunter eine Zielplanänderung. Die Bewusstheit über ein mögliches Scheitern oder Verzögern des Projektes ist allen Mitarbeiter zu vergegenwärtigen.

Chancen und Risiken definieren sich aus dem tatsächlichen Ereignis und der Eintrittswahrscheinlichkeit mit den entsprechenden Auswirkungen und Konsequenzen.  Die Chance ist mit einem positiven, das Risiko mit einem negativen Einflussfaktor verbunden.

Projektrisiken können geringe Ressourcen, fehlende Mitarbeiter oder Maschinenkapazitäten, fehlende Geldmittel, unvorhersehbare Ereignisse, mangelnde Qualität, unzureichend geschulte Mitarbeier oder zu billiges Material u. a. sein.

Es sind Unsicherheiten, die sich auf den Projektverlauf negativ auswirken können. In Betrachtung des Projektmanagements sind Risiken reale und virtuelle Ereignisse, die einen Schaden am Unternehmen oder am Projekt verursachen können

Für die Ermittlung des Risikos wird eine Risikoanalyse durchgeführt. Auch hierfür wurde eine Risikomatrix entwickelt, die an den Achsen nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe charakterisiert wird. Der Schaden kann gering, mittel, hoch oder sehr hoch sein. Ebenso kann sich die Eintrittswahrscheinlichkeit gering, mittel, hoch oder sehr hoch zeigen. Das maximale Risiko ergibt sich dann aus dem Produkt von sehr hohem Schaden und sehr hoher Eintrittswahrscheinlichkeit. Der Prozess der Risikoanalyse beginnt nach dem Start mit der Risikoidentifikation und der nachfolgenden Risikoanalyse, Risikobewertung und Risikobehandlung.

Eine Chance im Projekt hingegen ist ein Ereignis, das zur Verbesserung eines oder mehrerer Projektziele genutzt werden kann. Das könnten ein besseres Ergebnis, eine frühzeitige Lieferung oder Zusatzaufträge usw. sein