Ein Projektplan umfasst alle Dokumente für den geplanten Ablauf des Projektes.
In verschiedenen Schritten kann ein Projektplan erstellt werden.
1. Den Stakeholdern das Projekt erklären, erste Akzeptanz gewinnen, Ziele definieren,
2. Ziele auflisten, Projekt skizzieren, OKRs ausrichten,
3. Pflichtenheft anlegen,
4. Projektzeitplan detailliert erstellen,
5. Rollen, Verantwortlichkeiten und Ressourcen definieren,
6. Kommunikations- und Kontroll-Prozess definieren,
7. Ausweichmöglichkeiten einplanen,
8. die Launch-Party, Projektstart.
Bei Punkt 1 ist abzustecken, ob das Projekt zu den Zielen des Unternehmens passt, wie die Erwartungen der Stakeholder sind, woran der Erfolg gemessen werden soll, welche Ressourcen zur Verfügung stehen und welche Ergebnisse vom Projekt erwartet werden.
Bei Punkt 2 geht es um die klare Aufzeichnung der Ziele, die mit den Stakeholder-Anforderungen zu verbinden sind. Im Pflichtenheft werden alle Projektelemente ausführlich beschrieben, die in Punkt 2 aufgelistet sind.
Im Punkt 4 wird das Projekt in einen Zeitplan integriert. Es wird eine interaktive Zeitleiste über den Stand der Projektabarbeitung aufgestellt bezüglich Aufgaben, Teilaufgaben und Meilensteine. Hier sind nach Möglichkeit Puffer einzuplanen, zum Beispiel bei Erkrankungen von Mitarbeitern. Ressourcen sind Personen, Arbeitsgeräte oder Geld für das Projekt. Es wird genau bestimmt, wer welchen Aufgabenbereich zu erfüllen hat und rechenschaftspflichtig ist. Die Arbeitsbelastungen müssen gut abgestimmt sein.
Im Punkt 6 werden beispielsweise Hauptursachen für Stress am Arbeitsplatz analysiert. Alle Projektteile sollten dafür in einem Collaborationstool untergebracht sein, wo Assets, Gespräche, Aufgaben, Fälligkeitstermine, Aktualisierungen, Berichte usw. aufgeführt sind und eingesehen werden können.
Im Punkt 7 ist auf mögliche Spielräume bei Projektänderungen oder Abweichungen zu verweisen. Eine klare Befehlskette und vordefinierte Schlüsselkontakte innerhalb eines Projektes sind hier nützlich.
Punkt 8 ist der Startschuss für den Beginn des Projektes, der in einem Meeting der Beteiligten mit einer klaren Agenda stattfindet.
Zum Projektplan gehören Projektstrukturplan, Ablaufplan, Kostenplan und Ressourcenplan.
Die Agenda beinhaltet alles, worauf man sich bei der Projekterarbeitung geeinigt hat.
Das sind noch mal zusammenfassend:
• Projektziele, wirtschaftlicher Wert,
• Assets,
• Verbindung zu Stakeholder-Anforderungen,
• Zeitleiste, Terminleiste,
• Rollen, Verantwortlichkeiten,
• Pflichtenheft, Kommunikationen,
• Risiken besprechen,
• vollen Einsatz des Teams einfordern.